구글 시트 2025 가계부 만들기 (1) : 데일리, 조건부 서식 규칙, 드롭 다운 박스

종이 가계부의 커다란 단점

내 기록 인생에서 매번 갈팡질팡하게 되는 지점이 있는데, 그건 바로 수기냐 pc 입력이냐 하는 것이다. 아날로그의 장점도 너무 뚜렷해서 디지털로 쓰다가도 금세 종이 다이어리로 돌아가거나 수기 가계부를 사서 회귀하다가도 단점 또한 뚜렷하기 때문에 다시금 디지털로 넘어와 썼다 지우기를 반복했던 것 같다. 25년을 맞이하여 가계부를 새로 구입해서 약 1달 정도 써보면서 나는 다시금 디지털 가계부로 넘어갈 계획을 짜게 되었다. 계산기를 두드리며 나오는 숫자 미스나 계산 실수의 불필요한 스트레스에서 벗어나고자, 시간과 장소에 구애받지 않고 핸드폰으로 그때그때 작성하는 편리함을 위해서도 다시 결심하게 되었다.

2025 가계부는 구글 시트로

‘구글 시트(Google Sheets)’는 구글 메인화면에서 오른쪽 상단 9개의 점인 ‘구글 앱’을 누르면 나오는 메뉴 중에서 ‘Sheet’를 누르면 실행되는 클라우드 기반 스프레드시트 프로그램이다. 간단히 말해 클라우드 기반 엑셀이다. 클라우드를 기반으로 하는 작업이라 실시간으로 자동 저장은 물론, 인터넷이 되는 어디에서나 접근해 수정이 용이하다. 그리고 PC, 스마트폰, 태블릿 등등 다양한 기기에서 작업이 가능하다. 거기다 엑셀이라는 특성에 맞게 다양한 수식과 함수를 활용해 계산을 빠르고 정확하게 해낼 수 있다. 그리고 필터를 활용해 보기 쉽게 정렬하기도 하고 그래프나 차트를 통해 데이터를 시각화하기도 쉽다. 게다가 가장 중요한 것은 프로그램이 무료라는 것이다. 그래서 2025년은 구글 시트를 활용해 가계부를 작성해 보기로 하였다.

1행 고정 항목 만들기

1행은 기본적인 항목들과 함께 ‘필터’와 ‘행 고정’을 해줄 예정이다. 구분을 위해 1행을 오른쪽 마우스로 클릭해 나오는 ‘조건부 서식 규칙’에서 A1~Z1까지 셀이 비어있지 않음에 채우기로 색을 넣어주는 서식을 넣어준다. 작년에는 분홍색으로 넣어줬는데, 올해는 ‘을사년’을 맞아 하늘색으로 설정해 두었다. A 열부터 J 열까지 순서대로 날자, 수입, 지출, 현금/카드, 대분류, 소분류, 사용처, 사용내역, 할인, 비고를 쓴다. 필자의 경우는 수입과 지출을 함께 쓰는 금전출납부 형식으로 데일리 가계부를 만들었다. 개인적으로 수입과 지출을 나누는 것은 먼슬리에서 하는 것을 추천한다. 데일리에는 그날의 수입과 지출을 한 곳에 모두 적는 것을 기본으로 한다. 쓴 부분을 드래그하고 ‘필터 만들기’를 누르면 필터가 만들어지고 ‘보기’에서 ‘고정’, ‘행 1개’를 클릭해 설정해 주면 1행의 항목 부분이 아래로 드래그해도 위에 고정되어 보인다.

A 열 ‘날짜’ 주차를 색깔로 구분하기

날짜가 기록되는 ‘A 열’부분도 보기, 고정에서 ‘열 1개’를 클릭해 고정해 준다. 이렇게 해두면 오른쪽으로 스크롤 해서 ‘사용내역’이나 ‘할인’을 입력할 때 날짜가 계속 표시되어 헷갈리지 않는다. 여기까지만 해두어도 기본적인 가계부의 데일리 페이지는 완성되었다고 할 수 있겠지만, 개인적으로 좀 더 편리하고 시각적으로 쉽게 구분할 수 있는 설정을 하려고 한다. 날짜는 보통 주차 별로 구분하는 경우가 많은데, 나는 이를 색깔로 구분하는 서식을 지정해 두었다. ‘조건부 서식 규칙’에서 먼저 범위를 지정한다. A:A로 범위를 지정해 주면 A1:A998로 바뀌는데 998개 이상 가계부를 작성하는 일은 거의 없기 때문에 그냥 놔두어도 된다. 다음 아래 ‘형식 규칙’에서 첫 번째 박스는 ‘기준일 이전’, 두 번째 박스는 ‘정확한 날짜’로 설정하고 아래 빈 박스에는 ‘기준일’을 정해준다. 기준일은 25/1/5일까지 이면 25/1/6일로 기준을 정한다. 그리고 아래 ‘서식 지정 스타일’에서 채우기로 첫 번째 주 색상을 정하면 된다. 칸의 색 채우기가 아닌 글자 색으로 구분하고 싶다거나 하면 취향에 맞게 자유롭게 설정할 수 있다.

분류의 꽃 ‘드롭다운’

구글 시트에서 ‘드롭다운(드롭박스)’를 만들면 선택할 수 있는 값을 목록으로 제공하여 데이터를 쉽게 선택, 입력할 수 있다. 구글 시트의 셀을 오른쪽 마우스로 클릭하면 간단하게 ‘드롭다운 박스’를 생성할 수 있다. 범위를 정하고, 드롭다운 기준으로 아래 항목들을 색깔과 함께 추가해 주면 된다. 이는 범위만 추가하면 다른 시트에서도 연동되어 적용할 수 있어서 일일이 데이터를 바꿔주지 않아도 되는 편리함이 있다. 필수로 설정해야 하는 항목은 현금/카드, 대분류, 소분류로 드롭박스를 이용해 데이터를 분류하는 것을 추천한다. ‘현금/카드’는 통장별 카드별 현금의 흐름을 추적할 수 있는데, 오랜 기간 가계부를 작성해 본 결과 너무 세세하게 설정하는 것보다 주요 사용 카드 1~2개, 현금 또는 체크카드나 주거래 통장, 서울페이나 온누리 상품권 등으로 설정해 둔다. ‘대분류’는 수입, 고정지출, 변동지출로 가계부의 상위 카테고리를 지정해 준다. ‘소분류’는 각 가정의 상황에 맞게 식비, 외식, 생활용품비 등을 자유롭게 정해주면 된다.

개인의 상황에 맞게

필자는 ‘사용내역’ 오른쪽으로 ‘할인’, ‘비고’란을 만들어 두었다. 이는 항상 수기 가계부로 돌아가는 이유이기도 한데 개인적으로 할인쿠폰이나 포인트를 자주 사용하다 보니 이 항목이 없으면 사용 금액에서 큰 차이가 나기 때문에 만들었다. 내가 얼마나 어떻게 할인을 받았는지를 추적하고 기록하지 않으면 손해 보는 느낌이 들어서 매번 종이 가계부로 돌아가곤 했다. 그래서 할인 금액 옆에 비고란에 자유롭게 기록하는 칸을 만들어 보았다. 꼭 할인이 아니더라도 메모해야 할 내용이 있으면 적어두면 좋다.